Αλλαγή διαχειριστή πολυκατοικίας: Όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζετε

Η αλλαγή διαχειριστή μιας πολυκατοικίας είναι μια διαδικασία που μπορεί να είναι δύσκολη και χρονοβόρα, τόσο για τον ίδιο τον διαχειριστή όσο και για τους συνιδιοκτήτες. 

Για να γίνει ομαλά και αποτελεσματικά η αλλαγή διαχειριστή χρειάζεται σωστή ενημέρωση και προετοιμασία.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε: 

• τους λόγους που οδηγούν στην αλλαγή διαχειριστή 
• τους τρόπους επιλογής νέου διαχειριστή
• τη διαδικασία αλλαγής αναλύοντας το πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής διαχείρισης 
• τις εναλλακτικές λύσεις αν δεν αναλαμβάνει κανείς τη διαχείριση 

Ας δούμε αναλυτικά τη “ζωή” του διαχειριστή, και βήμα – βήμα τις οδηγίες για μία σωστή αλλαγή. 

Ποια είναι η καθημερινότητα του διαχειριστή μιας πολυκατοικίας;

Ο διαχειριστής μιας πολυκατοικίας είναι υπεύθυνος για την εύρυθμη λειτουργία της και την απρόσκοπτη καθημερινότητα των ενοίκων. Οι αρμοδιότητές του περιλαμβάνουν τον υπολογισμό, την έκδοση και την είσπραξη των κοινοχρήστων, την αποκατάσταση ζημιών και την εξόφληση των κοινόχρηστων λογαριασμών. 

Ποιες είναι οι αιτίες και οι λόγοι αλλαγής διαχειριστή πολυκατοικίας;

Ο διαχειριστής, όπως είδαμε και παραπάνω, κατέχει μία θέση απαιτητική, που χρειάζεται ώρες δουλειάς, τρεξίματος και επικοινωνίας με τους ενοίκους. Οι λόγοι για τους οποίους μπορεί να απομακρυνθεί από αυτή τη θέση μπορεί να είναι είτε προσωπικοί, είτε επαγγελματικοί. 

Πιο συγκεκριμένα, οι λόγοι αλλαγής διαχειριστή προκύπτουν όταν:

• Λήξει ο κύκλος της θητείας του 
• Παραιτείται από παραίτησή του
• Γίνεται αγωγή κατά του διαχειριστή της πολυκατοικίας, οπότε αποβάλλεται 
• Αποφασίζει η γενική συνέλευση των συνιδιοκτητών την απομάκρυνσή του

Γιατί παραιτούνται οι διαχειριστές πολυκατοικιών;

Με μία φράση: Προβλήματα στην πολυκατοικία! 

Σύμφωνα με έρευνα του Πανελληνίου Συλλόγου Διαχειριστών Πολυκατοικιών (ΠΑΣΔΠ), οι πιο συχνοί λόγοι παραίτησης των διαχειριστών πολυκατοικιών είναι οι αυξημένες υποχρεώσεις, οι διαφωνίες με τους συνιδιοκτήτες και τα οικονομικά προβλήματα.

Βέβαια, υπάρχουν προσωπικοί και οικονομικοί λόγοι παραίτησης ενός διαχειριστή εκτός από τα προβλήματα. 

• Οι προσωπικοί λόγοι παραίτησης μπορεί να αφορούν οικογενειακές υποχρεώσεις, λόγους υγείας ή και έλλειψη χρόνου στο να ασκεί τα καθήκοντά του. 
• Αντίστοιχα, επαγγελματικοί λόγοι μπορεί να οδηγήσουν στην παραίτησή του, όπως διαφωνίες, προβλήματα με την αμοιβή του. 

Ποιο είναι το πρωτόκολλο παράδοσης  –  παραλαβής της διαχείρισης πολυκατοικίας; 

Το πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής της διαχείρισης πολυκατοικίας καθώς και η όλη διαδικασία αλλαγής διαχειριστή, καθορίζεται από τον Νόμο 3741/1929 περί οροφοκτησίας. 

Σύμφωνα με τον παραπάνω νόμο, η γενική συνέλευση των συνιδιοκτητών της πολυκατοικίας αποφασίζει για την αλλαγή του διαχειριστή με απόλυτη πλειοψηφία. 

Ας δούμε όμως βήμα -βήμα τη διαδικασία της αλλαγής διαχειριστή. 

Συγκαλείται γενική συνέλευση

Το πρώτο βήμα που γίνεται για την αλλαγή διαχειριστή πολυκατοικίας, είναι η σύγκληση γενικής συνέλευσης. Η γενική συνέλευση συγκαλείται από τον πρόεδρο της πολυκατοικίας ή από οποιονδήποτε συνιδιοκτήτη έχει το δικαίωμα να το κάνει.

• Στη γενική συνέλευση, οι συνιδιοκτήτες ενημερώνονται για τους λόγους αλλαγής διαχειριστή και για τους υποψήφιους διαχειριστές – αν υπάρχουν
• Οι συνιδιοκτήτες ψηφίζουν για τον νέο διαχειριστή.

Η απόφαση αυτή της γενικής συνέλευσης πρέπει να καταγράφεται σε πρακτικό, το οποίο υπογράφεται από τον πρόεδρο και τον γραμματέα της συνέλευσης.

Γίνεται η παράδοση  –  παραλαβή των αρχείων της διαχείρισης 

Σύμφωνα με το το πρωτόκολλο παράδοσης  –  παραλαβής της διαχείρισης πολυκατοικίας, ο παλιός διαχειριστής πρέπει να παραδώσει στον νέο όλα τα έγγραφα και τα στοιχεία που αφορούν τη διαχείριση.

Η παράδοση – παραλαβή περιλαμβάνει:

• το βιβλίο εσόδων-εξόδων
• την καρτέλα του ΙΚΑ (αν υπάρχει)
• τα κλειδιά της πολυκατοικίας
• το αποθεματικό
• τις οφειλές
• τις ενδείξεις των μετρητών θέρμανσης
• το ΑΦΜ της πολυκατοικίας
• τα μετρητά
• το βιβλίο των πρακτικών από τις συνελεύσεις
• όλα τα έγγραφα της πολυκατοικίας, όπως τα σχέδια της πολυκατοικίας, τα συμβόλαια και τις μελέτες 

Ενημερώνονται όλοι οι ένοικοι της πολυκατοικίας 

Ο νέος διαχειριστής πρέπει να ενημερώσει τους ενοίκους σχετικά με τη νέα διαχείριση και τον τρόπο λειτουργίας της πολυκατοικίας, αν βέβαια αλλάξει.

📌 Συμβουλές για τη παράδοση-παραλαβή της διαχείρισης πολυκατοικίας

Η παράδοση-παραλαβή των αρχείων είναι μια σημαντική διαδικασία, γι’ αυτό χρειάζεται να γίνει με προσοχή. 

• Ο παλιός διαχειριστής θα πρέπει να έχει δημιουργήσει ένα αρχείο με όλα τα απαραίτητα έγγραφα
• Ο νέος διαχειριστής θα πρέπει να ελέγξει προσεκτικά τα έγγραφα για να βεβαιωθεί ότι είναι όλα και σωστά
• Η παράδοση-παραλαβή θα πρέπει να γίνει σε συμβολαιογραφικό έγγραφο

📌Διαβάστε τον ”Αναλυτικό Οδηγό Διαχείρισης Πολυκατοικίας” 

Πώς θα γίνει η επιλογή του νέου διαχειριστή πολυκατοικίας;

Η επιλογή διαχειριστή πολυκατοικίας είναι μια πολύ σημαντική απόφαση που θα επηρεάσει την καθημερινότητα όλων των ενοίκων. Στην επιλογή του νέου διαχειριστή, οι συνιδιοκτήτες θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους τα ακόλουθα κριτήρια:

💡Την εμπειρία του διαχειριστή στον τομέα της διαχείρισης πολυκατοικιών

💡Τη φερεγγυότητά του

💡Το κόστος των υπηρεσιών του

💡Τον τρόπο διαχείρισης των κοινοχρήστων πόρων 

💡Τις δεξιότητες επικοινωνίας και συνεργασίας

Τι πρέπει όμως πραγματικά να γίνει;

Θα ήταν καλό οι υποψήφιοι διαχειριστές να περάσουν από μία “συνέντευξη”. Θα ήταν καλό στη γενική συνέλευση να δοθούν πληροφορίες σχετικά με την εμπειρία, την εκπαίδευση και τις γνώσεις των υποψηφίων. 

Τι γνώσεις και δεξιότητες χρειάζεται να έχει ο νέος διαχειριστής της πολυκατοικίας;

Η διαχείριση της πολυκατοικίας αποτελεί μία θέση απαιτητική, που χρειάζεται:

• νομικές γνώσεις γύρω από την διαχείριση πολυκατοικιών
• οικονομικές γνώσεις για την έκδοση κοινοχρήστων 
• επικοινωνιακές δεξιότητες για την ομαλή συνεργασία και επικοινωνία με τους ενοίκους
• ακεραιότητα και υπευθυνότητα για τη σωστή διαχείριση της πολυκατοικίας

Οι αρμοδιότητες του διαχειριστή είναι πολλές και απαιτητικές, κάτι που απαιτεί χρόνο από τον ίδιο και εμπιστοσύνη από τους συνιδιοκτήτες. Γι’ αυτό είναι πάντα προτιμότερο ο διαχειριστής να έχει εμπειρία στη διαχείριση πολυκατοικιών ή να έχει πολύ καλές γνώσεις στο αντικείμενο. 

Τι συμβαίνει αν κανείς δεν θέλει τη διαχείριση της πολυκατοικίας; 

Δεν είναι λίγες οι φορές που δεν βρίσκεται κάποιος αντικαταστάτης ώστε να γίνει η αλλαγή στη διαχείριση. 

Εδώ λοιπόν οι εναλλακτικές, είναι οι εταιρείες διαχείρισης πολυκατοικιών και οι online πλατφόρμες, όπως το Billys, για την ακόμα πιο ευέλικτη και άμεση διαχείριση κατευθείαν από τους ενοίκους! 

Ειδικότερα, μέσω των υπηρεσιών του Billys.gr κάθε ένοικος πολυκατοικίας, με ή χωρίς διαχειριστή μπορεί να:

• Εκδώσει – εισπράξει online τα κοινόχρηστα 
• Πληρώσει online τα κοινόχρηστα
• Αποκαταστήσει ζημιές
• Εξοφλήσει λογαριασμούς κοινοχρήστων 
• Πραγματοποιήσει τεχνικές εργασίες 
• Επικοινωνήσει με τους υπόλοιπους ενοίκους – συνιδιοκτήτες

📌Δείτε όλες τις υπηρεσίες του Billy’s, καθώς και τα πακέτα τιμών. 

Συμπερασματικά, η αλλαγή του διαχειριστή μιας πολυκατοικίας μπορεί να προκαλέσει αναστάτωση στους συνιδιοκτήτες. Ακολουθώντας όμως τη σωστή διαδικασία και κάνοντας προσεκτική επιλογή νέου διαχειριστή ή πλατφόρμας διαχείρισης κοινοχρήστων, οι συνιδιοκτήτες μπορούν να ελαχιστοποιήσουν τις επιπτώσεις της παραίτησης. 

Αλλαγή Διαχειριστή και myΘέρμανση: Τι πρέπει να κάνει ο νέος διαχειριστής;

Σε περίπτωση αλλαγής διαχειριστή, ο νέος διαχειριστής πρέπει να δημιουργήσει νέο προφίλ πολυκατοικίας. Οι ένοικοι/ιδιοκτήτες θα υποβάλλουν τις αιτήσεις τους στο νέο προφίλ με το ΑΦΜ του νέου διαχειριστή. 

Ο νέος διαχειριστής πρέπει επίσης να ενεργοποιήσει τη δυνατότητα πληρωμής.

💡 Προσοχή: Εάν ο διαχειριστής αλλάξει μετά τις 8 Δεκεμβρίου 2023, τότε οι αγορές πετρελαίου θέρμανσης που πραγματοποιηθούν έως και την 31η Μαρτίου 2024 θα πρέπει να εκδοθούν στο ΑΦΜ του προηγούμενου διαχειριστή.

Τι συμβαίνει με τα στοιχεία των ενοίκων; 

Τα στοιχεία των ενοίκων (όνομα και επώνυμο) που εμφανίζονται στην κατανομή ενοίκων είναι ενδεικτικά και δεν επηρεάζουν την αίτηση. Εάν στο προφίλ πολυκατοικίας εμφανίζονται τα ονόματα προηγούμενων ενοίκων, ο νέος διαχειριστής πρέπει να ενημερώσει τους νέους ενοίκους σχετικά με τον αριθμό του διαμερίσματος που θα πρέπει να επιλέξουν στο προφίλ της πολυκατοικίας.

Τι γίνεται αν δεν υπάρχει διαχειριστής ή κοινόχρηστη παροχή ρεύματος;

• Στην περίπτωση που δεν υπάρχει διαχειριστής, ένας από τους ενοίκους/ιδιοκτήτες πρέπει να αναλάβει αυτόν τον ρόλο ώστε να δημιουργήσει το προφίλ της πολυκατοικίας. 
• Στην περίπτωση που δεν υπάρχει κοινόχρηστη παροχή ρεύματος, ένας από τους ενοίκους/ιδιοκτήτες πρέπει να δηλώσει τον αριθμό της παροχής ρεύματος του ακινήτου του ως κοινόχρηστη παροχή.

Τι γίνεται σε περιπτώσεις ατομικού καυστήρα;

Εάν σε μια πολυκατοικία κάθε διαμέρισμα έχει δικό του καυστήρα, οι ένοικοι/ιδιοκτήτες πρέπει να υποβάλουν ξεχωριστές αιτήσεις ως κάτοικοι μονοκατοικίας. Θα πρέπει επίσης να προμηθευτούν το είδος καυσίμου θέρμανσης με διαφορετικά παραστατικά αγοράς.

Επιπλέον διευκρινίσεις

• Η αλλαγή διαχειριστή μπορεί να πραγματοποιηθεί ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της περιόδου υποβολής αιτήσεων (έως τις 8 Δεκεμβρίου 2023).
• Εάν ο διαχειριστής αλλάξει μετά τις 8 Δεκεμβρίου 2023, οι ένοικοι/ιδιοκτήτες θα πρέπει να υποβάλουν νέες αιτήσεις στο νέο προφίλ πολυκατοικίας.
• Οι αγορές πετρελαίου θέρμανσης που πραγματοποιηθούν από την 1η Ιανουαρίου 2024 θα πρέπει να εκδοθούν στο ΑΦΜ του διαχειριστή της πολυκατοικίας.